Awansowali Cię, bo byłeś dobry. Najlepszy handlowiec, najrówniejszy specjalista, ten, który długo pracuje w firmie. A potem pewnego poniedziałku okazało się, że masz zarządzać innymi – tylko instrukcji nikt Ci nie zostawił, bo przecież wszystko wiesz.
Decyzja prosta i naturalna: skoro robiłeś swoje najlepiej ze wszystkich, to dalej rób wszystko najlepiej, tylko teraz jeszcze więcej. To pierwsza rzecz, która nie zadziała. Bo organizacja pracy kierownika nie polega na tym, żeby zrobić wszystko, tylko żeby wszystko było zrobione – a to duża różnica, bo niekoniecznie Twoimi rękami.
Dobra wiadomość jest taka, że nie potrzebujesz do tego skomplikowanego systemu ani aplikacji za dwieście złotych miesięcznie. Potrzebujesz kilku prostych nawyków. Oto te, które robią największą różnicę.
Daj głowie przestrzeń.
Głowa jest do myślenia, nie do przechowywania. Dopóki trzymasz wszystkie zadania w pamięci, część mózgu bez przerwy pilnuje, żebyś czegoś nie zapomniał – i tej części brakuje potem do myślenia o rzeczach ważnych.
Zrób jedno miejsce – kalendarz, plik, aplikacja, obojętne – i wrzuć tam wszystko. Swoje, zespołu, wielkie i drobne. Nie po to, żeby od razu poukładać. Po to, żeby przestało krążyć Ci po głowie o trzeciej w nocy.
Ja jestem fanem starego sprawdzonego sposobu – kalendarz. Pozwala zapisywać sprawy w czasie i to ułatwia już planowanie. Wykreślać sprawy załatwione – działa to podświadomie na mózg, który widzi załatwione rzeczy. Pozwala na podsumowanie tygodnia, miesiąca, co może w łatwy sposób określić zadania cykliczne, a te już można nanieść na kalendarz w telefonie czy komputerze.
Łap pomysły, zanim uciekną.
Najlepszy pomysł przychodzi w aucie, pod prysznicem albo pięć minut przed zaśnięciem. I jeśli go nie zapiszesz, rano zostanie po nim tylko irytujące „coś miałem…”.
Miej gdzie zapisać myśl w dziesięć sekund. Dobry pomysł zbyt cenny, żeby zostawiać go pamięci, która akurat ma wolne.
Oddziel ważne od pilnego.
To jest sedno, a większość nowych kierowników robi tu błąd. Pilne krzyczy – dzwoni telefon, ktoś stoi w drzwiach, mail z czerwonym wykrzyknikiem. Ważne milczy – planowanie, rozwój ludzi, poukładanie procesu. I dlatego ważne zawsze przegrywa z pilnym, choć to ono decyduje o wyniku.
Zasada jest prosta: zanim rzucisz się na to, co krzyczy, zapytaj, czy to naprawdę ważne, czy tylko głośne. Bo dzień spędzony na gaszeniu pożarów wygląda na produktywny, a nie posuwa niczego do przodu. Proces nie poukładany, przesunięty z dnia na dzień z tygodnia na tydzień.
Wpisz to w kalendarz, nie w listę marzeń.
Zadanie bez terminu to nie zadanie – to życzenie. Lista rzeczy do zrobienia potrafi rosnąć w nieskończoność, bo nic na niej nie ma swojej godziny.
Więc to, co ważne, wpisuj wprost do kalendarza, jak spotkanie. „Wtorek, 9:00 – godzina na plan kwartału.” Co ma swój blok w kalendarzu, dzieje się. Co wisi na luźnej liście, czeka wiecznie.
Priorytetyzacja zadań.
Nawet jeśli wpiszesz zadania na dany dzień, to może coś dojść lub wypaść. Dla tego tak ważna jest priorytetyzacja. Możesz każdego dnia zatrzymać się na 5 minut, spojrzeć na plan, ustalić priorytety i wpisać sobie przy nich cyferki od jeden – jako najważniejsze. Nie szkodzi, że zadania są w różnych miejscach dnia, cyferki i tak pokażą ci, co robić po kolei.
Zostaw luz – bo zawsze coś wyskoczy.
Nie planuj sobie stu procent dnia. Zaplanuj może siedemdziesiąt.
Bo Ty zarządzasz ludźmi, a ludzie mają swoje pytania, awarie i sprawy „na już”. Kalendarz zapełniony po brzegi to kalendarz, który pęka o dziesiątej rano – wystarczy jeden nieprzewidziany telefon i cała reszta dnia leci z górki. Ten wolny margines to nie lenistwo. To miejsce na rzeczy, które i tak się wydarzą.
Wykreślaj.
Brzmi banalnie, a robi dwie rzeczy naraz. Po pierwsze – daje ten mały zastrzyk satysfakcji, który napędza do następnego zadania. Po drugie – na koniec dnia widzisz czarno na białym, co naprawdę zrobiłeś, a co się przesunęło. A to bezcenne, bo dzień kierownika bywa tak porwany, że wieczorem masz wrażenie, że nie zrobiłeś nic – choć zrobiłeś sporo, tylko nie to, co planowałeś.
Zatrzymaj się i spójrz z góry.
Bieganie od zadania do zadania bez zatrzymania to bieg z zamkniętymi oczami. Dlatego raz na jakiś czas wyjdź o poziom wyżej i popatrz na całość.
Raz w tygodniu – krótko: co zadziałało, co się przesunęło, co jest najważniejsze na kolejny tydzień. Raz w miesiącu i w kwartale – szerzej: czy w ogóle idę tam, gdzie chciałem, czy tylko sprawnie gaszę pożary. Raz w roku – z lotu ptaka. Ten cotygodniowy przegląd jest najważniejszy i zajmuje kwadrans, a oszczędza dziesiątki godzin biegania w złą stronę.
A co z resztą, której nie musisz robić sam?
No właśnie – bo część tej listy w ogóle nie powinna być na Twoich barkach. Umiejętność oddania zadania komuś innemu to osobna sztuka i zasługuje na własny tekst i pewnie poruszę i ten temat. Ale nie rób wszystkiego sam, a to, co zlecisz zweryfikuj po wykonaniu.
Zapamiętaj jedno: nie musisz zostać guru zarządzania z dnia na dzień. Nikt nie zostaje. Zacznij od jednej rzeczy – wrzuć wszystko z głowy na listę, oddziel ważne od pilnego i zostaw sobie w kalendarzu trochę powietrza. Tyle wystarczy, żeby z tego chaosu zaczął się wyłaniać porządek. Reszta dobuduje się sama, krok po kroku. Bo dobra organizacja pracy to nie talent, z którym się rodzisz. To kilka nawyków, których można się nauczyć – tak samo jak kiedyś nauczyłeś się być dobrym w tym, co Cię tu przywiodło.
Jednak planowanie to dopiero początek. Zarządzanie stoi na czterech rzeczach: ogarnąć siebie i cel, ogarnąć pracę zespołu, umieć ludzi poprowadzić i nie zgubić po drodze kierunku. Tu zaledwie naszkicowałem pierwszą – i to jest właściwa kolejność, bo zanim poukładasz innych, warto poukładać własne biurko. Do reszty wrócę w kolejnych tekstach.
A jeśli czujesz, że chcesz poukładać to z kimś, kto sam prowadził zespoły i wie, jak wygląda ten pierwszy okres za sterami – sprawdź, jak wygląda wsparcie w pracy albo po prostu umów bezpłatną rozmowę.
